Dicas para melhorar sua experiência com um software de atendimento

À medida que os atendimentos e vendas online aumentam, o mesmo acontece com o número de empresas que passam a utilizar algum tipo de software de atendimento. 

É fácil entender o porquê: a facilidade e a agilidade oferecidas pelos softwares, sobretudo pelas plataformas omnichannel, são benéficas tanto para os clientes quanto para a empresa. 

Para os clientes, os benefícios incluem respostas mais rápidas, solução ágil de demandas, atendimento em tempo integral nos 7 dias da semana e possibilidade de contato com a empresa em diferentes canais de comunicação, incluindo redes sociais. 

Para a empresa, o software de atendimento viabiliza maior número de atendimentos, organização e segurança no registro dos dados, redução de custos e falhas de comunicação, além de aumento da produtividade da equipe. 

Ainda assim, algumas empresas hesitam em utilizar os softwares por receio de uma comunicação ‘robotizada’ dos agentes virtuais ou por acharem que é difícil utilizá-los. 

Estas preocupações são deixadas para trás quando o usuário aprende a tirar o máximo proveito das funcionalidades oferecidas pela plataforma de atendimento.  

Para auxiliar você nesse processo, separamos algumas dicas para melhorar sua experiência com um software de atendimento. Confira!

Personalize as mensagens dos agentes virtuais 

Não é porque o atendimento é automatizado que ele precisa ser igual para todo mundo. 

As mensagens enviadas pelos agentes virtuais são previamente estruturadas em um fluxo de comunicação. 

Esse fluxo pode ser personalizado tanto para definir como o cliente vai ser conduzido desde a abertura até a conclusão do atendimento quanto para programar como os agentes virtuais irão responder. 

Isto é, as mensagens enviadas podem seguir o mesmo padrão de linguagem utilizado pela empresa em conversas humanizadas, minimizando a impressão de que a comunicação é ‘robotizada’.  

Transfira o cliente para atendimento humano a qualquer momento 

A estruturação personalizada do fluxo de comunicação também permite que o cliente seja encaminhado para o atendimento humanizado quando necessário. 

Demandas mais simples e padronizadas costumam ser resolvidas pelos agentes virtuais, mas, em casos específicos, nada impede que o cliente entre em contato com o funcionário do setor responsável. 

Uma das principais vantagens do atendimento híbrido é a economia de tempo.

Quando o atendente humano recebe o chamado, as principais informações sobre o cliente e a demanda já foram coletadas e podem ser facilmente acessadas na plataforma. 

Além disso, o atendimento virtual encaminha o cliente diretamente ao setor responsável pelo caso, facilitando sua resolução. 

Aproveite todas as funcionalidades oferecidas pelo software de atendimento 

Uma plataforma omnichannel como o Opa! Suite oferece diversos menus além da caixa de entrada que centraliza as mensagens dos canais de atendimento. 

Cada menu do software contém diversas funcionalidades que facilitam as atividades de rotina da empresa. Entre elas:

• relatórios e dashboards;
• filtros conectados com o Analytics;
• pesquisa de satisfação;
• controle de clientes;
• templates personalizados;
• etiquetas nas conversas;
• notificações e alertas;
• histórico dos atendimentos.

Quanto mais essas ferramentas são exploradas, mais informações são coletadas e organizadas, tornando a criação de estratégias e a tomada de decisões mais práticas e seguras.  

Escolha quem oferece suporte e treinamento sobre seu software de atendimento 

Para tirar o máximo proveito do seu software de atendimento, é fundamental conhecê-lo. 

Esse processo se torna mais fácil quando a plataforma tem interfaces intuitivas e autoexplicativas. 

Ainda assim, um detalhe que faz total diferença para sua experiência com o software de atendimento é a atenção que você recebe da empresa que contratou.

Isso inclui um treinamento prévio sobre a utilização das ferramentas e também um suporte contínuo, através de manuais, lembretes, vídeos e contatos frequentes, para que você saiba onde encontrar respostas em casos de dúvidas. 

Faça integrações para adquirir recursos adicionais 

Além das funcionalidades gerais do software de atendimento, ele pode ser integrado a outros sistemas, como os ERPs, possibilitando a transferência de dados entre os softwares e a ativação de recursos adicionais. 

A plataforma de atendimento omnichannel Opa! Suite pode ser integrada ao IXC Provedor, além de outros sistemas de gestão disponíveis no mercado. 

Os recursos adicionais na integração com o IXC Provedor incluem:

• envio de boletos e notas fiscais; 
• aceite eletrônico e assinatura de contratos; 
• desbloqueios de confiança;
• diagnósticos financeiro e de conexão;
• sincronização com a cartela de clientes;

Com mais automatizações, mais processos são facilitados durante os atendimentos. 

Analise os relatórios gerados 

Conforme citamos, uma das funcionalidades oferecidas pela plataforma Opa! Suite é a geração de relatórios e dashboards. 

Eles são gerados automaticamente com os dados registrados no software e são uma ferramenta segura e acessível para análises. 

É possível verificar os atendimentos abertos e finalizados por dia ou mês, informações dos atendimentos em andamento, identificar os principais motivos dos chamados, entre outros.

Por isso, é válido dar atenção especial a essa funcionalidade. Uma base concreta de informações permite que as decisões sejam tomadas com mais segurança. 

Organize a comunicação interna da empresa 

Centralizar os chamados dos clientes em um único lugar torna o processo de comunicação muito mais fácil e ágil, certo? 

O mesmo pode ser feito com a comunicação interna da sua empresa.

Utilize a plataforma como canal de contato entre os colaboradores e garanta que nenhuma informação se perca pelo caminho. 

Além disso, facilita para que eles encontrem e troquem as informações necessárias para solucionar as demandas gerais da empresa. É a facilidade de ter tudo organizado e centralizado. 

Quando bem utilizado, um software de atendimento pode oferecer diversos benefícios às empresas, com reflexo positivo também na experiência dos clientes, tornando o atendimento um grande diferencial competitivo.  

Conecte a sua empresa a um novo mundo de oportunidades com o Opa! Suite.